Löneenheten skaffar en digital medarbetare
Vi på kommunen är i full gång med att utveckla fler digitala tjänster i de olika verksamheterna, såväl externa som interna e-tjänster. Löneenheten ligger i framkant, och har nu skaffat sig en digital medarbetare.
Löneenheten har under det senaste året tagit fram ett antal olika digitala tjänster som vänder sig till alla anställda i organisationen.
– Vår enhet har på ganska kort tid gjort en rejäl digitaliseringsresa. Utvecklingen av digitala tjänster har öppnat upp många nya dörrar för oss för att skapa ett säkrare och smidigare flöde, säger Annika Risberg, lönechef.
Det finns en tydlig viljeinriktning om att verksamheterna i Karlshamns kommun ska jobba för en digitalisering och utveckling av fler e-tjänster. Löneenheten fick våren 2019 tillsammans med flera andra verksamheter förfrågan om att delta i en utbildning kring digitalisering. Utbildningen anordnades internt och med fanns representanter från alla förvaltningar.
Från löneenheten deltog Annika Risberg tillsammans med lönekonsulterna Julia Bäcklund och Cecilia Thomasson.
–Utbildningen startade en process. Vi började fundera på vilka processer vi skulle kunna jobba vidare med och digitalisera. Vi såg direkt att det fanns ett stort behov av att föra över alla pappersblanketter till digitala tjänster samt förfrågningar, bland annat för diverse intyg så som inkomstförfrågan och löneunderlag, säger Cecilia Thomasson.
Blanketter i pappersform riskerar att försvinna eller komma in för sent för hantering. Med de digitala tjänsterna har dessa riskmoment minimerats.
–Vi har fått ett säkrare, snabbare och smidigare flöde. En e-tjänst är inte beroende av en viss person utan finns tillgänglig för att snabbt och effektivt kunna hanteras av alla våra medarbetare, säger Annika Risberg.
Digital medarbetare för vissa processer
Löneenheten tar nu nästa steg i utvecklingen och är först ut med att inrätta RPA-processer, Robotic Process Automation, en så kallad digital medarbetare. Vid årsskiftet stärker enheten upp med den digitala medarbetaren som initialt kommer att hantera två processer, arbetsgivarintyg och processen med uppdragstagare med arvodesavlöning.
– Här har vi ett registreringsarbete som lämpar sig för en digital medarbetare. Att koppla på en digital medarbetare gör att vi kan frigöra arbetstid för kunna jobba med mer värdeskapande uppgifter som kommer verksamheten till gagn, säger Annika Risberg.
Deltar i större nätverk för samverkan
I utvecklingen samverkar Karlshamns kommun med ett 100-tal andra kommuner i landet via gemensamma digitala plattformar.
– Vi behöver inte bygga alla e-tjänster från grunden utan kan plocka bland cirka 600 e-tjänster som finns tillgängliga i den gemensamma plattformen. Man kan säga att plattformen fungerar som en bank med e-tjänster. Plattformen utvecklas och även det sker i samverkan. Samverkan är nyckeln i utvecklingen, säger Maria Rennemark, som är webbutvecklare och ansvarig för utvecklingen av e-tjänster.
Text och bild: Krisztina Andersson