Skicka säker e-post
För att skicka e-post med känsliga personuppgifter, extra skyddsvärda uppgifter eller sekretessbelagd information så ska man använda tjänsten Secmail, som är en tjänst som kommunen använder för säker kommunikation. Trots kryptering på e-post så är skyddet inte juridiskt tillräckligt.
Vad räknas som extra skyddsvärda uppgifter eller känsliga personuppgifter?
Extra skyddsvärda uppgifter (eller integritetskänsliga personuppgifter) är till exempel personnummer, löneuppgifter, uppgifter från utvecklingssamtal, uppgifter om resultat från personlighetstester eller personlighetsprofiler, uppgifter om sociala förhållanden eller andra uppgifter som inte är särskilt reglerade som känsliga men kan vara mer skyddsvärda än andra.
Känsliga personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning.
Sekretessbelagda uppgifter är uppgifter eller annan information som är sekretessbelagd enligt offentlighets- och sekretesslagen eller annan lagstiftning.
Exempel på information som klassas som sekretessbelagda uppgifter:
- Anställdas personnummer och hemadress inom hälso- och sjukvården.
- Information om personer med skyddade personuppgifter.
- Uppgifter om hälsa kan vara till exempel sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök.
- Biometriska uppgifter som till exempel fingeravtryck.
- Uppgifter från utvecklingssamtal, uppgifter om resultat från personlighetstester eller personlighetsprofiler kan vara sekretessbelagda enlig offentlighets- och sekretesslagen.
- Ekonomiska uppgifter i hälsoval, förberedelser inför revision eller annan granskning, säkerhets- och bevakningsåtgärder, upphandling, avtalsdokument.
Tjänsten Secmail
Tjänsten är helt webbaserad och fungerar som portal för överföringar.
Du komponerar ditt meddelande, precis som om du skulle skriva ett vanligt mail, med bilagor och text. Anger mottagare och anger också ett lösenord för överföringen.
Lösenordet förmedlas bäst med SMS, muntligt via e-post eller annan kommunikationskanal.
Överföringen ligger sedan i Secmail under begränsad tid i väntan på att mottagaren ska hämta den.
Du kommer att få notifieringar via mail när eller om mottagaren hämtar sändningen.
OBS: Sändningen är starkt krypterad med lösenordet som du angav så INGEN kan låsa upp sändningen utan lösenordet!
Tjänsten hanterar större storlek på filer än vad mail vanligtvis gör. För mail gäller ofta en begränsning på 20Mb, Secmail har en begränsning som är 100x större.