Samtliga avtal som Karlshamns kommun skapar tillsammans med valda leverantörer följs upp på ett eller annat sätt. Utifrån fyra olika kategorier sorteras avtalen från A till D utifrån kriterierna ”värde och risk”.

Kategoriindelning

För att bedöma olika avtal delar vi in dem i fyra kategorier:

A: lågt värde och låg risk
B: högt värde och låg risk
C: lågt värde och hög risk
D: högt värde och hög risk

Med värde kan menas både ekonomisk men även innehållsmässigt vad avtalet avser för Karlshamns kommun. Med risk kan menas utifrån allvarlighetsgrad ur ett krisperspektiv men även innehållsmässigt vad avtalet avser för Karlshamns kommun.

Indelningen görs bland annat i samarbete med kommunens krisberedskapsgrupp.

Utvärderingskriterier – frågeställningar

Hur ofta och på vilket sätt ett avtal följs upp beror på vilken kategori (A–D) det tillhör.

Vid uppföljningen kontrollerar vi bland annat:

• Företagets ekonomi över tid
• Om styrelsen har bytts ut
• Att arbetsgivaravgifter betalas
• Om det finns domar som kan påverka leveransen
• Hur väl leveranser sköts och hur återkoppling fungerar
• Vi tittar också särskilt på frågor som rör välfärdsbrottslighet, eftersom det är ett viktigt fokusområde.

Hur ofta uppföljningen sker styrs av kategoriindelningen A – D, allt utifrån hur avtalet har bedömts. Kategori A kanske följs upp 1 gång per år medan kategori D följs upp varje kvartal.

Om problem uppstår

Om vi upptäcker ett problem tar kommunen kontakt med leverantören för en dialog. Leverantören ska då kunna visa underlag eller ge en förklaring, eftersom vi vet att olika situationer kan uppstå längs vägen. Vi tror att en öppen dialog är viktig för att nå gemensamma mål.

Om det däremot framkommer risk för välfärdsbrottslighet, barnarbete eller andra allvarliga händelser kan avtalet sägas upp med omedelbar verkan. Detta sker alltid i dialog med leverantören, som får möjlighet att förklara sig.