Revisionsrapporter 2018

Integrationsarbetet

År 2017 gjordes en granskning av kommunens integrationsarbete. Slutsatser från granskningen var att AV-nämnden, som ansvarar för kommunens integrationsarbete, behövde ta fram riktlinjer för alla insatser som görs från kommunens sida, nedskrivna rutiner för återsökning av statliga bidrag och bättre framförhållning när det gäller antalet personer som kommer behöva kommunalt stöd i någon form. Vår uppföljning visar att AV-nämnden i låg grad följt revisionens rekommendationer. Organisatoriska förändringar har gjorts men det saknas fortfarande kommunövergripande riktlinjer, nedskrivna rutiner för återsökning samt ett bristfälligt prognosarbete.

Beräkning av lokalkostnader

Granskningen syftar till att bedöma om BUS-nämnden och gymnasienämnden har ändamålsenliga rutiner för att beräkna sina lokalkostnader, vilket har betydelse för ersättning till fristående skolor. Rapporten konstaterar att riktlinjer behöver tas fram för hur beräkningen ska göras. Nämnderna måste förvissa sig om att ersättningen följer förändringar i lagstiftning. Kunskapen om hur beräkningen är genomförd är alltför personbunden.  Vid granskningstillfället saknades förklaringar till vissa antaganden i beräkningarna. Hur ersättningen har beräknats måste vara helt transparent.

Valet 2018

Revisorerna har granskat hur valnämnden agerat för att ha en god ordning i vallokalerna

Rapportens sammanfattande bedömning är att valnämnden i stort agerat ändamålsenligt vid genomförandet av valen. De delar av genomförandet som kan förbättras är att nämnden kommer igång tidigt med planering för att hitta bra lokaler för det förtida röstandet. Det är viktigt när fler och fler utnyttjar möjligheten att rösta i förtid. Andra iakttagelser gäller behovet av obligatorisk utbildning för samtliga röstmottagare och att säkerställa att valsedelsställ och området för röstning är i gott skick.

Delårsrapport

Kommunens delårsrapport ger i stort en rättvisande bild av kommunens ekonomiska situation, men delar av redovisningen kan utvecklas. Det så kallade balanskravet kommer att inte uppnås för 2018. Det betyder att kommunen kommer redovisa ett underskott vid årets slut, vilket ska återställas under tre år. När det gäller de mål som kommunfullmäktige beslutat om kommer kommunen inte uppnå samtliga ekonomiska mål. I delårsrapporten lämnas ingen prognos för om kommunen kommer uppnå sina verksamhetsmålen.

Dokumentstyrning och ärendehantering

Förstudien tar sin utgångspunkt i om handlingar som kommer till tekniska nämnden, bedöms utifrån hur snabbt de behöver lämnas vidare till rätt person, eftersom det kan vara olika beroende på innehåll. Det som framkommer är att det finns en process för hur inkomna handlingar ska hanteras. Förstudien pekar på att nämndsekreteraren har en mycket betydelsefull roll i hur handlingar skickas vidare men att nämndsekreteraren inte har ett formellt ansvar för det.

Ekonomisk långsiktig planering

Revisorerna har gjort en granskning av hur kommunstyrelsen arbetar långsiktigt med den ekonomiska planeringen.  I rapporten redovisas en tioårig prognos med kommunens ekonomiska resultat för perioden. Det är viktigt att komma ihåg att vi har utgått från de kostnader kommunens har idag för till exempel en grundskolelev och en plats inom äldreomsorgen. Rapporten redovisar också hur mycket pengar kommunen kan låna för investeringar, både i kommunen och i de kommunala bolagen. Om kommunen inte gör anpassningar, redovisas vilka skattehöjningar som blir nödvändiga.  Bedömningen är att kommunen behöver arbeta återkommande med en ett längre planeringsperspektiv än det vanliga tre-års-perspektivet år för att nå sina ekonomiska mål och för att kunna prioritera mellan olika investeringsförslag.

Investering

Revisorerna har i en skrivelse ställt ett antal frågor till kommunstyrelsen när det gäller hur beslut fattas om investeringar. Revisionen gjorde 2016 en granskning av investeringsprocessen, som ledde till att fullmäktige beslutade om en ny policy för investeringar. I en ny översiktlig granskning i år, kan konstateras att det tar lång för lång tid att få fram beslutsunderlag. Vi pekar på att det krävs bättre prioriteringar mellan investeringar i kommunen såväl som inom bolagen och att kostnaden jämförs med det totala investeringsutrymmet. Slutligen menar vi at investeringar som föreslås på politisk nivå ska utredas lika noggrant som andra investeringar.

Partnering

Kommunen har slutit ett så kallat partneringavtal med ett byggföretag och revisorerna har skickat en skrivelse till tekniska nämnden och kommunstyrelsen med frågor om detta. Bakgrunden är att partneringupphandling är ett nytt sätt för kommunen att genomföra större byggprojekt på och revisionen har bedömt att det innebär en förhöjd risk.

Tekniska nämndens servicefunktioner

Under 2017 ändrades organisationen inom samhällsbyggnadsnämnden. Syftet var att anpassa verksamheten efter kundernas behov och förväntningar. Granskningen har fokuserat på måltidservice och VA-enheten. Vi bedömer att det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av måltidsverksamheten. När det gäller VA-enheten ser vi ett antal brister: inga utvärderingar av kundnöjdhet, svag ekonomisk uppföljning av enskilda VA-projekt och svårtolkad VA-taxa. Vi efterfrågar bättre uppföljning inför bolagiseringen, viktigt för att i framtiden kunna bedöma om kvalitet och ekonomi har förändrats positivt i.pdf det nya bolaget.