Diarium och allmänna handlingar

Kommunen registrerar de handlingar som finns hos oss. Det kallas för diarieföring. Du har rätt att ta del av kommunens allmänna handlingar, med undantag för de uppgifter i handlingarna som omfattas av sekretess. 

Karlshamns kommun diarieför (registrerar) handlingar som vi tar emot, skickar eller skapar. En handling är information i olika former, till exempel pappersdokument, e-postmeddelanden, ljudfiler och bilder. En handling är allmän om den förvaras hos kommunen och antingen har kommit in till eller har upprättats av kommunen. Med upprättade handlingar menas färdiga handlingar som har skapats av kommunen.

Allmänna handlingar kan innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Du har rätt att ta del av de uppgifter i handlingen som inte är sekretessreglerade. En vanlig anledning till att information beläggs med sekretess är för att den berör en enskild person som kan ta skada av att uppgifterna offentliggörs, till exempel personer som har ärenden hos en kommunal verksamhet.  Vad som omfattas av sekretess anges av offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Genom att begära ut allmänna handlingar kan du till exempel se vilka frågor som kommer in till kommunen, vilka beslut som kommunen fattar och vilka underlag som finns för besluten. Kallelser och protokoll hittar du under respektive nämnd, och justerade protokoll hittar du på kommunens digitala anslagstavla.

Du får vara anonym

Enligt lag behöver du inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna, offentliga handlingar. Ingen har heller rätt att fråga vad du ska ha handlingarna till. Om handlingarna kan tänkas omfattas av sekretess har kommunen däremot rätt att fråga vem du är för att kunna göra en sekretessprövning.

Så begär du ut en allmän handling

Vill du ta del av en allmän handling kan du antingen kontakta den handläggare som arbetar med frågan, kommunkansliet (nämndkansliet) eller servicecenter.

Som standard får du svartvita utskrifter och kopior i A4-format. Upp till nio sidor är kostnadsfritt. Vill du ha ut handlingar som omfattar mer än tio sidor kostar det 4 kronor per sida för varje sida utöver de inledande sidorna. Här kan du läsa mer om avgifter för kopiering av allmänna handlingar:

Taxor för kopiering och avskrift av allmänna handlingar (Författningssamlingen)